Politique de confidentialité
Alliance-Jeunesse Chutes-de-la-Chaudière (ci-après Alliance-Jeunesse) accorde une
importance particulière au respect de la vie privée des individus et à la protection de leurs
renseignements personnels, c’est pourquoi Alliance-Jeunesse a mis en place un
programme de gestion des renseignements personnels.
Il peut s’agir autant des renseignements recueillis sur et auprès du personnel que ceux de la clientèle ou des usagers.
Par ailleurs, Alliance-Jeunesse obtient généralement les renseignements personnels nécessaires directement auprès des personnes concernées, et ce, avec leur consentement, sous réserve des exceptions prévues à la loi. Alliance-Jeunesse ne recueille, n’utilise ni ne divulgue de renseignements personnels sans consentement ou sans qu’elle soit autorisée par la loi ou obligée de le faire.
Il y a lieu de noter que toute personne a le droit de refuser de communiquer ses renseignements personnels à Alliance-Jeunesse, sous réserve des obligations légales de Alliance-Jeunesse et en contrepartie du risque que Alliance-Jeunesse ne puisse offrir le service demandé ou ne puisse exécuter le mandat confié.
Ces renseignements personnels sont collectés directement auprès de la personne concernée qui nous les remet physiquement.
Autrement, Alliance-Jeunesse collecte certaines données à partir de son site web ou de ses plateformes en ligne, lesquelles sont automatiquement générées par le navigateur et transmises par moyen technologique et sont essentiellement les suivantes :
Les fichiers témoins (« Cookies ») sont générés par le navigateur et placés sur l’appareil électronique de l’utilisateur afin de récolter les données de navigation utiles et nécessaires. La fonction relative aux fichiers témoins peut, en tout temps, être désactivée sur le navigateur ou à partir de l’appareil utilisé.
Conformément à la loi, Alliance-Jeunesse collecte également des renseignements personnels auprès de tiers. La collecte est faite avec le consentement de la personne concernée ou en s’assurant qu’ils ont été légalement recueillis et communiqués par le tiers. Ces renseignements peuvent comprendre, mais sans s’y limiter les coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence fournies par les employés ou les résidents.
Par ailleurs, il est possible que Alliance-Jeunesse communique d’autres renseignements personnels lorsqu’elle est autorisée ou requise de le faire par la Loi, notamment, aux organismes publics et gouvernementaux ainsi qu’aux tribunaux.
Avant la communication de tout un renseignement personnel, Alliance-Jeunesse s’assure toujours d’être autorisé par la Loi ou d’obtenir le consentement de la personne visée.
En aucun temps, Alliance-Jeunesse ne vendra ni n’échangera de renseignements personnels moyennant paiement.
Tel que mentionné, les renseignements personnels détenus par Alliance-Jeunesse sont communiqués à l’étranger et peuvent donc y être conservé. Alliance-Jeunesse rappelle, toutefois, qu’elle s’assure que les renseignements conservés à l’étranger sont protégés adéquatement par les moyens mentionnés.
Toutefois, Alliance-Jeunesse applique les mesures de sécurité nécessaires et appropriées afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements personnels conformément aux principes reconnus.
Entre autres, les renseignements personnels détenus par Alliance-Jeunesse sont uniquement accessibles par les membres du personnel ayant la qualité et l’autorisation dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions selon une politique interne bien établie.
Par ailleurs, Alliance-Jeunesse a mis en place des politiques et procédures internes appropriées afin d’éviter tout incident relatif aux renseignements personnels (accès non autorisé, communication non autorisée, traitement illégal, perte, vol, etc.), notamment le recours à une firme externe spécialisée offrant un système de base de données hautement sécurisé, de la formation, la signature d’ententes de confidentialité, etc.
Elles déterminent également l’encadrement applicable en matière de prévention et de sécurité de l’information, d’incidents de confidentialité, d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et en matière de traitement des plaintes et des demandes.
L’individu concerné peut exercer le droit applicable en formulant par écrit une demande au Responsable de la protection des renseignements personnels qui veillera à l’assister au besoin.
Pour l’exercice d’un droit, pour formuler une plainte ou pour toute question sur la gestion des renseignements personnels chez Alliance-Jeunesse, il est possible de contacter :
Anne-Marie Roy
Directrice générale
418 834-9808 poste 221
amroy@alliancejeunesse.com
Il est de la responsabilité de chacun de prendre connaissance de toute autre politique afin de s’assurer de la protection de ses renseignements personnels.
RENSEIGNEMENT PERSONNEL
Nous entendons par « renseignement personnel » tout renseignement concernant une personne physique qui, pris individuellement ou combiné avec d’autres données ou renseignements, permet, directement ou indirectement, de l’identifier. De façon générale, les renseignements personnels ne comprennent pas les coordonnées professionnelles comme le nom, le titre, l’adresse ou le numéro de téléphone au travail.Il peut s’agir autant des renseignements recueillis sur et auprès du personnel que ceux de la clientèle ou des usagers.
COLLECTE, UTILISATION ET COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Alliance-Jeunesse s’efforce de limiter la collecte de renseignements personnels à ce qui est strictement nécessaire afin d’accomplir les fins pour lesquelles ils sont recueillis. À moins que la personne concernée y consente ou que la loi ne le prévoie, Alliance-Jeunesse ne divulgue ni n’utilise de renseignements personnels à des fins autres.Par ailleurs, Alliance-Jeunesse obtient généralement les renseignements personnels nécessaires directement auprès des personnes concernées, et ce, avec leur consentement, sous réserve des exceptions prévues à la loi. Alliance-Jeunesse ne recueille, n’utilise ni ne divulgue de renseignements personnels sans consentement ou sans qu’elle soit autorisée par la loi ou obligée de le faire.
Il y a lieu de noter que toute personne a le droit de refuser de communiquer ses renseignements personnels à Alliance-Jeunesse, sous réserve des obligations légales de Alliance-Jeunesse et en contrepartie du risque que Alliance-Jeunesse ne puisse offrir le service demandé ou ne puisse exécuter le mandat confié.
COLLECTE
Dans le cadre de ses opérations et de ses activités, Alliance-Jeunesse utilise et collecte directement auprès des personnes concernées les renseignements personnels suivants :- Les renseignements personnels relatifs à l’embauche et au recrutement, notamment les coordonnées des individus, leur curriculum vitae, leurs diplômes et autres informations sur leurs parcours et leurs expériences;
- Les renseignements personnels relatifs et nécessaires à l’emploi, notamment, les coordonnées bancaires et le numéro d’assurance sociale;
- Les coordonnées et autres renseignements personnels et documents des résidents hébergés, notamment, leurs noms, leurs adresses et numéro de téléphone, leur occupation, leur numéro d’assurance sociale ainsi que leur permis de conduire et certificat de naissance;
- Les renseignements financiers des résidents hébergés, notamment, leurs coordonnées bancaires et leur avis de cotisation;
- Les renseignements médicaux des résidents hébergés, notamment, leur numéro d’assurance maladie et leurs diagnostics, le cas échéant.
Ces renseignements personnels sont collectés directement auprès de la personne concernée qui nous les remet physiquement.
Autrement, Alliance-Jeunesse collecte certaines données à partir de son site web ou de ses plateformes en ligne, lesquelles sont automatiquement générées par le navigateur et transmises par moyen technologique et sont essentiellement les suivantes :
- Les coordonnées des utilisateurs du site web ayant complétés le formulaire en ligne;
- Les données de navigation et autres renseignements accessibles à partir des fichiers témoins (« Cookies »)
Les fichiers témoins (« Cookies ») sont générés par le navigateur et placés sur l’appareil électronique de l’utilisateur afin de récolter les données de navigation utiles et nécessaires. La fonction relative aux fichiers témoins peut, en tout temps, être désactivée sur le navigateur ou à partir de l’appareil utilisé.
Conformément à la loi, Alliance-Jeunesse collecte également des renseignements personnels auprès de tiers. La collecte est faite avec le consentement de la personne concernée ou en s’assurant qu’ils ont été légalement recueillis et communiqués par le tiers. Ces renseignements peuvent comprendre, mais sans s’y limiter les coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence fournies par les employés ou les résidents.
UTILISATION
Alliance-Jeunesse utilise ces renseignements personnels uniquement aux fins indiquées au moment de la collecte ou conformément à la loi et aux exigences règlementaires. Cela inclut, notamment, les finalités suivantes :- Communiquer avec nos employés et remplir nos obligations d’employeur à leur égard, notamment, le versement des paies et les inscriptions aux différents régimes offerts.
- Évaluer les candidatures pour les postes à combler et appliquer les différentes politiques internes.
- Communiquer avec les résidents et assurer nos services auprès d’eux.
- Communiquer avec l’utilisateur de notre questionnaire web et répondre, au besoin, à ses questions.
- Dans le cadre des fichiers témoins, mémoriser les réglages, les préférences et produire des compilations statistiques et autres analyses internes afin d’améliorer le développement des affaires et le marketing.
- À des fins nécessaires ou accessoires aux services fournis.
- À toutes autres finalités auxquelles une personne a consenti.
COMMUNICATION ET DIVULGATION
Alliance-Jeunesse peut être amené à divulguer et communiquer certains des renseignements personnels en sa possession pour les raisons ci-après décrites et auprès des tiers suivants :- Fournisseurs de services en matière de ressources humaines et de comptabilité,
notamment, des assureurs ou courtiers d’assurance, des gestionnaires de régime
de retraite ou autres programmes aux bénéfices des employés ainsi que les
services de paies ;
- Afin de remplir ses obligations d’employeur et de procéder aux souscriptions des différents programmes offerts.
- Organismes publics et gouvernementaux;
- Afin de remplir ses obligations d’employeur, vérifier la présence d’antécédents judiciaires, pour l’accès à nos services par les résidents et pour accéder à certains programmes.
- Fournisseurs de services web;
- À des fins statistiques et de production de rapports sur la navigation Web. Ceci permet d’améliorer à la fois leur prestation de services, la fonctionnalité de leur site et l’expérience utilisateur.
Par ailleurs, il est possible que Alliance-Jeunesse communique d’autres renseignements personnels lorsqu’elle est autorisée ou requise de le faire par la Loi, notamment, aux organismes publics et gouvernementaux ainsi qu’aux tribunaux.
Avant la communication de tout un renseignement personnel, Alliance-Jeunesse s’assure toujours d’être autorisé par la Loi ou d’obtenir le consentement de la personne visée.
En aucun temps, Alliance-Jeunesse ne vendra ni n’échangera de renseignements personnels moyennant paiement.
COMMUNICATION À L’ÉTRANGER
Alliance-Jeunesse ne communique habituellement pas les renseignements personnels qu’elle collecte et conserve à l’extérieur de la province de Québec. Toutefois, si c’était nécessaire, elle rappelle que cette communication serait entièrement conforme à la législation applicable. Alliance-Jeunesse s’assurerait que tout renseignement personnel communiqué à l’étranger soit transféré vers des pays, états ou territoires ayant un régime juridique et des principes de protection des renseignements personnels similaire, ou que les renseignements personnels soient protégés de manière adéquate par des moyens techniques, organisationnels, contractuels ou autres moyens légaux appropriés.LA CONSERVATION ET LA DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Les renseignements personnels ne sont conservés que pour la durée nécessaire à leur utilisation et aux fins prévues dans la présente Politique après lesquelles, ils seront détruits.Tel que mentionné, les renseignements personnels détenus par Alliance-Jeunesse sont communiqués à l’étranger et peuvent donc y être conservé. Alliance-Jeunesse rappelle, toutefois, qu’elle s’assure que les renseignements conservés à l’étranger sont protégés adéquatement par les moyens mentionnés.
MESURES DE SÉCURITÉ RELATIVES À LA CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Puisqu’aucune méthode de conservation et de transmission de données n’est infaillible, la sécurité des renseignements personnels ne peut être garantie par Alliance-Jeunesse.Toutefois, Alliance-Jeunesse applique les mesures de sécurité nécessaires et appropriées afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements personnels conformément aux principes reconnus.
Entre autres, les renseignements personnels détenus par Alliance-Jeunesse sont uniquement accessibles par les membres du personnel ayant la qualité et l’autorisation dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions selon une politique interne bien établie.
Par ailleurs, Alliance-Jeunesse a mis en place des politiques et procédures internes appropriées afin d’éviter tout incident relatif aux renseignements personnels (accès non autorisé, communication non autorisée, traitement illégal, perte, vol, etc.), notamment le recours à une firme externe spécialisée offrant un système de base de données hautement sécurisé, de la formation, la signature d’ententes de confidentialité, etc.
Elles déterminent également l’encadrement applicable en matière de prévention et de sécurité de l’information, d’incidents de confidentialité, d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et en matière de traitement des plaintes et des demandes.
LES DROITS
Tout individu concerné par la collecte, l’utilisation, la communication et la divulgation de ses renseignements personnels par Alliance-Jeunesse a droit d’y avoir accès. Cet individu a également droit de rectifier les renseignements personnels s’ils sont inexacts, incomplets, équivoques ou si leurs collecte, communication ou utilisation sont interdites par la loi de même que le droit de les supprimer dans certains cas.L’individu concerné peut exercer le droit applicable en formulant par écrit une demande au Responsable de la protection des renseignements personnels qui veillera à l’assister au besoin.
RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Le conseil d’administration d’Alliance-Jeunesse a délégué la gestion des renseignements personnels de l’entreprise à sa directrice générale. Ce responsable de la protection des renseignements personnels est chargé d’assurer l’entière gestion relative aux renseignements personnels dont la mise en place et l’approbation d’un programme de protection, de politiques, de mesures, leur respect et leur efficacité ainsi que l’assistance pour le traitement des demandes et des plaintes et leurs suivis.Pour l’exercice d’un droit, pour formuler une plainte ou pour toute question sur la gestion des renseignements personnels chez Alliance-Jeunesse, il est possible de contacter :
Anne-Marie Roy
Directrice générale
418 834-9808 poste 221
amroy@alliancejeunesse.com
APPLICATION WEB
La présente Politique s’applique uniquement aux sites Web de Alliance-Jeunesse sur lesquels elle se retrouve. En aucun cas, Alliance-Jeunesse n’est responsable de la gestion des renseignements personnels de sites Web tiers auxquels il est possible d’accéder à partir de ses propres sites Web.Il est de la responsabilité de chacun de prendre connaissance de toute autre politique afin de s’assurer de la protection de ses renseignements personnels.